Faire son plan de crise accéléré

Face au coronavirus, vous devez activer votre plan de continuité, réorganiser vos priorités pour réaffecter vos opérations et votre personnel sur les tâches essentielles. Que faire si vous ne disposez pas d’un plan de gestion de crise ? Nous vous proposons ici de vous aider à en construire un de façon accélérée en allant directement aux étapes incontournables. Mieux vous serez préparés et anticiperez, mieux les évènements se dérouleront. Alors dépêchez-vous : ces tâches sont urgentes et doivent être réalisées en très peu de jours.


1. Recensez toutes vos directions. Effectuer une réunion d’urgence si ce n’est déjà fait. Rassurez tout le monde et nommez un coordonateur de plan de crise. Nommer quelqu’un de calme et d’extérieur à l’entreprise, avec suffisamment de recul, peut aider.


2. Identifiez les fonctions critiques. Demandez aux Vice-Présidents d’identifier les tâches essentielles dans leur activité, d’identifier leur personnel clé et leur équipement clé, identifier le moment à partir duquel le prolongement de la crise menace l’organisme : 2 semaines, 1 mois, 3 mois, ..) ainsi que les autres facteurs qui menacent la stabilité de l’organisme (personne clé malade, télé-absentéisme de plus de 35%, affolement du personnel, ...). La crise ne durera pas 2 semaines. Elle sera longue. Elle aura probablement 3 phases.


3. Qualifier les scénarios et leur impact : Demandez aux Vice-Présidences d’évaluer l’impact en cas d’indisponibilités de services mais également dans le cas de la survenance de scénarios de menaces concomitantes. Dans le cas du covid-19, nous avons déjà noté la recrudescence d’attaques de rançongiciels qui profitent de la situation chaotique. Envisagez aussi les intrusions physiques sur les sites désertés, les scénarios de fraude ainsi que le vol et les comportements répréhensibles de certaines personnes qui voudront profiter de la situation au détriment des autres comme nous l’avons déjà observé avec l’appropriation exclusive de solutions Hydro-alcooliques ou l’évasion spectaculaire de prisonniers au Mexique.


4. Revoyez votre métrique d’évaluation d’impact pour évaluer tout le monde sur les mêmes critères : impact direct sur la santé, diminution du le cash-flow, diminution de la production, impact légal et dans une moindre mesure en tant de crise, l' impact sur la réputation.


5. Revoyez en comité exécutif la liste des fonctions critiques, validez les analyses effectuées et repriorisez les tâches critiques entres elles (interdépendances, etc...). Attention, contrairement à ce que l’on pourrait croire certaines fonctions comme l’audit ne devraient pas être annulées mais leur agenda modifié pour surveiller le bon déroulement des activités à risque.


6. Fournissez au CIO la liste des activités critiques de manières à ce que de son côté, il valide la disponibilité des serveurs et applications d’affaires critiques, au besoin en délestant ce qui ne l’est pas. Le CIO a son propre plan de contingence TI à mettre en place. Attention à la cybersécurité : Si vous ouvrez trop rapidement trop largement le réseau, les cyber-attaques vont se faufiler. Les hackers après-tout, vivent en reclus depuis la nuit des temps...


7. Réaffectez les personnels en fonction des besoins repriorisés. Délestez les activités non essentielles. Les RH doivent en particulier réaliser un plan de crise RH et complètement revoir leurs activités : prévoir le remplacement des personnels absents, prévoir des cellules de support à l’anxiété, assurer le paiement des salaires,...


8. Détailler le plan de contingence. Pour chaque scénario de risque, identifiez les solutions de contingence. Pensez à vos partenaires, soyez créatifs. L’union fait la force.


9. Gérez votre communication. Rassurez vos équipes, soyez compréhensifs, calmes et tolérants. Un conseiller externe en communication de crise peut vous assister.


N’oubliez pas qu’en temps de crise, le CEO et les haut-dirigeants doivent avoir un comportement irréprochable et rassurant. L’avenir se souviendra de ceux qui ont voulu remplir leurs poches, profiter des autres ou quitter le navire avant de s’occuper des employés sous leur responsabilité.


N’hésitez pas à nous contacter pour toute question. Nous serons heureux de vous aider.